第一节 档案收集

青岛市档案馆馆藏档案的主要来源，一是青岛市党政群机关形成的永久和长期保存的档案，二是建国前历代政权形成的档案。　　

按照《档案馆工作通则》规定，省辖市和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。青岛市档案馆的接收范围是：中共青岛市委员会（革委会核心领导小组）、纪律检查委员会、青岛市人民代表大会及其常设机构，青岛市人民政府（人民委员会、革命委员会）、青岛市政协、青岛市人民法院、青岛市人民检察院、共青团青岛市委、青岛市妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的长期和永久保存的档案；撤销机关的档案；建国前青岛地区的革命历史档案、历届政权档案。另外，青岛市档案馆还接收有助于了解馆藏档案内容及其立档单位历史的资料。青岛市档案馆建馆以来，开展了3次规模较大的档案接收工作。（一）1963年先后从各机关、企业事业单位接收建国前230个单位的75461卷档案，各种资料8740册。（二）1969年，又将市公安局保存的3.3万卷和其他单位保存的4000卷旧政权档案接收进馆。（三）市直单位1949～1966年的档案，1963～1989年共接收42405卷。 　　

青岛建置已近百年，历代的政权机构、社会组织和个人在历史活动中形成了大量档案资料，除大部分已被市档案馆保存外，还有一些散存于社会上。为便于其妥善保管并发挥应有作用，市档案馆广泛开展征集档案资料工作。征集范围包括：历代王朝和德国侵占时期、日本两次侵占时期、北洋政府统治时期和南京国民政府统治时期的多种文字材料；各个历史时期编修的各种志书、家谱、族谱、年谱、墓志、碑文等；反映青岛重大事件、历史变迁、机构沿革、疆域地形、水文气象、物产资源、自然灾害以及风土人情、典章制度、民族宗教、名胜古迹、奇闻轶事的各种书刊、图表、照片等；建国以前中国共产党在青岛的各级组织和人民政权的文电、报刊、照片、印章等；在青岛工作过的党政领导人和各界知名人士的著作、日记、笔记、书信、照片、传记等；省以上党政领导人及国内外知名人士来青岛视察、访问时的照片、影片、题词、录音带、录像带等；“文化大革命”时期的各种文件、资料、传单、照片、旗帜、标志以及其他反映青岛历史面貌的史料。　

1986年市档案馆设立征集科后，专门从事零散档案征集工作，主要征集青岛市重大活动和重要会议照片、市党政领导的照片及其他一些珍贵档案。

第二节 档案整理

全宗划分　青岛市档案馆馆藏建国前政权档案的全宗划分主要有三种形式，一种是一个立档单位按不同历史时期划分为若干全宗，如市政府和警察局等政权机关的档案，按南京国民政府第一、二次统治时期和日本第二次侵占时期分别划分为3个全宗；另一种是一个立档单位自始至终为一个全宗，按历史时期或所属机构划分为若干目录，如商检局、中纺青岛分公司等全宗；还有一种是几个不相隶属的立档单位的档案合为一个全宗，但各单位档案分别编目录。建国后档案一般为一个立档单位一个全宗，只要单位性质、职能不改变，一直相沿不变。 　　

全宗的编号　青岛市档案馆以全宗为管理档案的基本单位。到1990年，青岛市档案馆共保存133个全宗，其全宗号多为档案进馆时编定。建国前档案全宗分为两个全宗序列，其中正式全宗序列有20个全宗，临时全宗序列有41个全宗；其编写是在1956年清理敌伪档案时由全省统一划定的，即建国前政治性机关档案划为正式全宗，一般性机关的档案划为临时全宗。建国后档案为一个全宗序列，共计82个全宗号（实际接收72个全宗），其中1～14全宗为中共青岛市委的系统档案，15～69全宗为行政系统档案，70～82全宗为群众团体档案。 　　

全宗内档案的分类　建国前档案基本按组织机构或问题结合年度分类排列。建国后档案一般采用“组织机构（问题）——年度”或“年度——组织机构（问题）”分类方法，案卷的具体排列方法是首先将同一组织机构的永久档案和长期档案分为两个部分（在目录上列为按数序编排的两个目录号），每部分再依年度排列；每一年度按立档单位内部机构或问题依次排列。 　　

清理敌伪档案　建国后，青岛市进行过两次清理敌伪档案工作。第一次是市档案馆成立前的1955年9月，根据中共山东省委的部署，青岛市开始清理敌伪政治档案。9月25日成立中共青岛市委清理敌伪政治档案小组及办公室。到10月20日档案登记基本结束，全市共有57个单位保存有各类敌伪档案17810件、31952份、96617卷、25535册，初步掌握了档案的存放情况。这次清理档案工作于1957年3月全部结束。第二次是1967年10月8日，中共中央、中央军委、中央文革小组联合发出《关于接受清查敌伪档案的指示》后，青岛市于11月4日成立敌伪档案清查小组及办公室，组织收集、查封敌伪档案，并进行集中清理。1969年12月，全部档案移交青岛市革命委员会档案组保管。共组织了500多人的清查队伍，清理档案工作于1974年8月结束。在清理过程中，整理了零散档案，更换了破损卷皮，增补了目录，同时也使一些全宗被拆散、破坏了其完整性和历史连续性。

第三节 档案保管

青岛市档案馆接收档案进馆后，按照全宗性质设定全宗名册，根据全宗号的顺序进行登记。建立档案总登记制度，掌握档案的收进，移出等变化情况。 　　

为维护档案的完整与安全，青岛市档案馆建立了定期清点档案制度。档案保管有严格的责任制，档案出入库实行登记制度。　　

青岛市档案馆藏档案多以木质架、橱存放。档案架、橱编制统一顺序号，档案资料按全宗、目录、案卷的顺序排列，并在每个架、橱上编制固定号，以便查找利用。馆藏档案多以卷皮包装，少量档案以卷盒包装。每个全宗都设有全宗卷。全宗存放编有位置索引和示意图，注明档案全宗、目录、案卷号、库房和架橱号，以方便管理利用。档案库采取全密封措施，装有湿度自动控制设备，全年湿度保持在65%以下。夏季温湿度偏高，根据观测温湿度变化情况，及时采取措施，使库房温度达到档案保管要求。　　

库房管理坚持“以防为主、防治结合”的原则，实行严格、科学的管理，认真做好防火、防尘、防潮、防虫、防光、防盗工作，保证库房的绝对安全。 　　

由于馆藏档案基本上是纸质载体，随着保存时间的延长部分档案存在褪变问题。1984年7月，档案局组织对建国后5个全宗、5个不同年代的167卷档案，建国前260卷32217页档案的抽样调查分析，建国前档案非正常页数占34.4%，其中，纸张变脆尚未破损的占3.9%，已破损尚可修复的3.3%，严重破损的占27.2%。另外，还有字迹褪变、扩散等问题的档案占14.01%。建国后档案有字迹褪变，扩散等问题的占22%。为保护档案，青岛市档案馆自1981年起，采取措施开展破损档案抢救工作，由专人进行托裱、修补、加固和复制。1986年购入档案缩微设备，通过拍摄档案缩微胶片，为档案利用提供缩微制品，以延长档案原件的寿命。到1990年，完成了青岛市建国前发行的报纸77种、464册的缩微任务。　　

1964年，青岛市根据中央和中共山东省委关于备战工作的指示精神，把建设后方档案库列入重要备战措施来部署。1966年，根据国家档案局召开的华东局沿海5省市档案战备工作会议的精神，和中共山东省委、中共青岛市委备战领导小组的档案战备工作要求，在栖霞建立了青岛地区后方档案库，保存市党、政机关的重要文书档案，市司法部门的重要业务档案，市委管理的干部档案，以及重点市政工程设施、交通、桥梁、电讯、管道等的基建档案和市管企业的重要设备、尖端产品等技术档案。1979年7月因大雨致使后库部分档案泡湿污损，1980年5月将后库档案和设备全部安全运回青岛。 　　

1990年，青岛市档案馆共保存档案133个全宗，438个目录157020卷，案卷排架长度2878.2米；其中，建国前档案61个全宗、187个目录、111665卷，革命历史档案29卷，建国后档案72个全宗、251个目录、45326卷。

第四节 档案编目

档案编目工作始于档案馆创建初期。全市档案工作实行集中统一的管理体制后，配合接收、整理解放前档案和解放后撤销机关的档案，一并接收编制进馆档案案卷目录。同时，接收了第一次清理敌伪档案时编制的部分人名卡片目录、组织卡片目录、工商业户卡片目录和手工业户卡片目录等。 　　

1964年，按照上级的“战备”要求，将馆藏全部档案按其重要程度划分为甲、乙两类，为此编制了相应的检索工具。 　　

1979年档案馆恢复以后，馆藏档案重新按永久、长期、短期划分，以全宗排列，理顺档案管理秩序。档案目录也进行相应调整。 　　

随着档案向社会开放、档案馆升级和馆藏不断增加，出现了新的目录形式。有档案开放目录、全引目录、全宗介绍、全宗名册、文件字号索引、各种图书资料目录等，逐步建立起多途径检索的档案目录体系。 　　

1990年，青岛市档案馆共有各类检索工具16种。其中，书本式检索工具10种，卡片式检索工具6种。 　　

书本式检索工具　　

案卷目录　是档案馆保管和统计档案的主要工具，也是档案馆的主要检索工具之一。到1990年，青岛市档案馆馆藏档案全部建立案卷目录，共284册，由立档单位编制，随档案一并接收进馆。 　　

全引目录　青岛市档案馆有全引目录95册。系青岛市计划委员会、青岛市革委文教办公室、青岛市人民政府人事处、青岛市劳动局、青岛市中级人民法院、青岛市商业局、青岛市交通局、青岛市财政局、青岛市民政局、青岛日报社等单位档案的全引目录。由立档单位编制，随档案接收进馆。 　　

文件字号索引目录　青岛市档案馆有文件字号索引12册。涉及单位有中共中央、中央办公厅、国务院及各部委、华东局和华东局办公厅、山东分局和分局秘书处、中共山东省委和省委办公厅、山东省革委和省革委办公室、华东区军政委员会、青岛市政府、青岛市人委、青岛市革委核心组、青岛市革委、中共青岛市委和市委办公厅（室）等。文件字号索引目录由青岛市档案馆于1989～1990年编制。 　　

开放档案目录　1990年青岛市档案馆开放档案目录共有99册。其中，青岛解放前档案开放目录86册，青岛解放后档案开放目录13册，由青岛市档案馆分别建于1981年（青岛解放前档案）、1989年（青岛解放后档案）。　　

全宗介绍　又称全宗指南。编制全宗介绍的全宗占2/3。其中，小部分系接收进馆，大部分由青岛市档案馆于1987年后陆续组织编制。 　　

此外，青岛市档案馆于1980～1982年建立了全宗名册、革命历史档案资料丛书目录、图书资料目录、历史资料目录、报纸刊物登记簿。　　

卡片式检索工具 　　

文件卡片目录　著录项目有标题、作者、文件日期、保管期限、内容摘要、全宗号、目录号、卷号、页号。80年代初，青岛市档案馆开始编制文件卡片，到1990年，共编制文件卡片3.5万张。其中，青岛解放前历史档案文件卡片1万张。涉及青岛特别市政府，青岛市政府，胶澳商埠督办公署，青岛市警察局等全宗。建国后文书档案文件卡片2.5万张。涉及青岛市军管会、中共青岛市委、青岛市人民政府、中共青岛市纪委、青岛市人民政府监察局5个全宗。 　　

人名卡片目录　著录项目有：姓名、性别、年龄、籍贯、内容摘要、全宗号、目录号、卷号、页号等。青岛市档案馆有人名卡片53万张。其中，青岛解放前历史档案人物卡片51万张。这些卡片一部分为建馆初期从公安局接收进馆，另一部分由档案馆于1967～1968年组织编制。建国后文书档案人名卡片2万张，主要内容是1949～1978年的干部任免、奖惩、晋级、离休、退休、党员违纪、党员转正、以及历次政治运动中人事处理情况，主管干部的审干结论等。有青岛市军管会、中共青岛市委、市委各部临时办公室、中共青岛市纪委、中共青岛市直属机关委员会、青岛市革委、青岛市人民政府、青岛市人民政府监察局、中共山东省委社教工作团青岛各分团等28个单位的有关人名及简况。 　　

组织卡片目录　著录项目有：组织名称（中、外文）、成立年代、政治背景、负责人、地址、案卷名称、案卷号、册号、目录号、全宗号。1990年，青岛市档案馆共有组织卡片1.8万张。其中，一部分卡片系从公安局接收进馆，另一部分由青岛市档案馆于1967～1968年编制。此外，卡片式检索工具还有工商业户卡片目录6万张，外侨卡片目录1万张，照片卡片目录1.3万张。

第五节 档案编研

自1980年起，青岛市档案馆设立档案编研机构，从事档案史料的编辑出版，参与编史修志和有关学术研究，向社会公布档案史料，先后采用自编和合作编辑的形式，编印了档案文献汇编、组织沿革、大事记史料等15种资料，达150万字。主要有：《帝国主义与胶海关》、《青岛党史资料》、《青岛工运史资料》、《青岛纺织史料》；编写的参考资料主要有《青岛大事记史料》、《青岛市旧政权机构和市长简历》、《中共青岛市委领导人变更情况》、《青岛区域区划沿革》、《青岛人口资料汇编》及《青岛旧事》等。　　

《帝国主义与胶海关》主要收集了英、德、日帝国主义把持胶海关，进行政治、经济、军事、文化侵略的档案史料，全部选自青岛市档案馆馆藏档案、资料。全书分三编，第一编条约章程；第二编贸易报告；第三编来往文电。全书34.6万字，1986年由档案出版社出版发行。　　

《青岛大事记史料》（上卷）收录青岛1891～1966年的重要事件。材料的来源主要是青岛市档案馆馆藏档案、资料、报纸、全书30万字，由青岛市档案馆和青岛市史志办公室合作编写，1990年出版。 　　

《青岛党史资料》（第一辑）汇辑1923～1925年中国共产党青岛党组织的建立及其初期活动的有关资料，包括照片、革命文献、回忆录、自传、统计图表、新闻资料、旧政权档案、译文等，附录了一部分青岛沿革资料。共8个部分，约30万字，由中共青岛市委党史资料征委会办公室与青岛市档案馆合作编辑。1987年出版。 　　

《青岛工运史料》汇辑1921～1927年青岛工人阶级在中国共产党领导下逐步成长壮大的历史资料，包括照片、革命文献、统计图表、新闻资料等，史料主要取材于青岛市档案馆馆藏档案、资料和报刊。由青岛市总工会和青岛市档案馆合作编辑。全书27万字，1985年出版。 　　

《青岛旧事》此书辑录反映建国前青岛政治、经济、社会、文化等方面史实的短文，是一部为研究青岛史提供素材的历史文集。书中选辑的文字、材料多源于馆藏档案资料，也吸取了青岛历史的部分研究成果。全书9.8万字，分政坛浮光、经济掠影、琴屿垂钓三编，计78篇短文，1991年由青岛人民出版社出版。

第六节 开放利用

档案利用　青岛市档案馆成立初期，档案利用局限于为机关服务，档案利用工作的社会影响比较小。1979～1982年，随着落实政策和平反冤假错案工作的开展，形成档案利用工作的第一个高潮。青岛市档案馆为改正错划右派、平反“文化大革命”造成的冤假错案、落实知识分子政策和工商业者政策等工作提供了大量档案，体现了党的实事求是的思想路线。1982年以后，随着编史修志工作的广泛开展，青岛市档案馆利用工作再次形成高潮，年调卷量超过万卷。1983～1988年，青岛市档案馆共为承担史志工作的各单位提供档案55489卷。仅青岛市税务局通过查阅档案资料，积累3220万字的材料，基本掌握了青岛市税务沿革的历史脉络。1980～1990年共提供档案资料90402卷（册），接待利用者69374人次。其中，1990年，编史修志单位占查档单位总数的35%，利用卷数的74%；落实政策的分别占38%和12%，落实产权的分别占5%和8%，处理纠纷的分别占3%和2%；其他的分别占19%和4%。此外，市对台湾工作办公室等利用档案沟通海峡两岸同胞的联系，使离散几十年的海峡两岸同胞得以团聚；社会科学、文化部门利用档案进行学术研究、艺术创作、拍摄影视片；有的还利用档案作为处理房地产、商标等纠纷的依据，避免了几十万元、几百万元，甚至上千万元的损失等等；档案服务的范围不断扩大。日本、德国、美国、澳大利亚和台湾等国家和地区的学者也先后到青岛市档案馆利用档案。　　

开放历史档案　1980年5月，中共中央、国务院领导同志批准的《国家档案局关于开放历史档案的几点意见》下发以后，青岛市档案馆积极进行开放档案的准备工作。1981年，青岛市制定了《关于开放历史档案的试行办法》，确定青岛市档案馆保存的建国前档案（通称历史档案），除极少数限制在一定范围使用外，均可向国内党、政、军机关，科研部门，史学部门和有关部门开放。为配合开放历史档案，1981年底青岛市档案馆举办了一次规模较大的开放历史档案展览。展览以青岛历史沿革为主线，分为7个历史时期、30多个专题，内容涉及政治、经济、军事、文化等领域。全市2000多人参观了展览。为方便利用者查阅开放档案，青岛市档案馆简化了查阅手续，编制了开放档案目录，供利用者自行检索。 　　

1987年《档案法》公布以来，青岛市档案馆进一步扩大了开放档案范围。中国公民可以利用各种合法证件查阅属于开放范围的档案。1990年，青岛市档案馆开放档案7.7万卷，占应开放档案的78%。 　　

为了更好地搞好历史档案的开放，档案馆创造条件方便利用人员，为利用者提供档案静电复印、照相、缩微等服务，为利用者出具档案证明。利用者还可通过电话、信函等方式，利用档案。