第一节 企业档案

1959年，开始了对企业经济科技档案的管理。1962年，市属22个工业企业，有8个建立了技术档案室。11个建立了文书，技术档案统一管理的综合档案室。到1963年底，市属26个工业企业都已经建立了档案工作。其中有11个单位建立了技术档案室。15个单位建立了文书、技术统一管理的综合档案室；四方机车车辆工厂等企业建立健全了科技档案管理制度。1980年12月，青岛市经委、市建委、市科委、市农委和市档案局联合召开全市科学技术档案工作会议，回顾了青岛科技档案工作的发展情况，特别是中共十一届三中全会以来取得的新进展，分析了科技档案工作存在的问题，提出了恢复整顿全市科技档案工作的任务和要求。在这次会议的推动下，青岛市企业开始恢复整顿科技档案工作。青岛钢厂恢复了以总工程师领导的技术档案室，集中时间、人力突击清理积存档案，为全市企业科技档案的恢复整顿提供了经验。通过整顿，使企业的科技档案工作在管理体制、机构人员、集中统一管理、业务建设等方面达到一个新的水平。1982～1983年，中共青岛市委、市政府把科技档案工作列入企业全面整顿内容，为企业科技档案工作的发展提供了机遇。1985年初，在青岛市一些大、中型企业出现了一种集档案资料、情报管理于一体的档案管理机构——档案信息资料中心（也有称之为技术资料中心）。1985年5月，全市123个中央、省属单位，市属大、中型企业均有科技档案机构，企业档案工作综合管理层次进一步提高。1987年《国营企业档案管理暂行规定》公布后，企业档案管理工作走上综合管理的轨道。1988年，全市802个大中型企业档案室中，32个实现了档案、信息、资料一体化管理，实行档案综合管理的有300个，档案管理人员达到2278人。　　

企业科技档案管理　企业科技档案成分复杂、数量庞大、利用率高、专业性强，是一项科技管理的基础性工作。

随着企业科技档案的管理体制不断完善和发展，出现了两种有代表性的发展趋势，一是企业档案工作的网络化，二是档案、情报、资料工作一体化。企业科技档案工作开始建立以总工程师或生产技术厂长直接领导的以科技档案部门为中心的，有关科室、车间的专兼职科技档案干部组成的科技档案工作网络。工作网络定期布置、检查工作，各类档案工作人员形成职责分明、相互制约的工作体系。青岛市石油化学工业公司所属工厂普遍建立了科技档案工作领导小组，分管厂长任组长、技术科长任副组长，有关科室和档案室负责人为成员，具体负责科技档案的领导工作，车间和有关科室的工艺、设备技术人员兼任档案员，形成了从厂部到车间、科室的网络管理体系。 　　

归档范围　青岛市企业科技档案的归档范围分为二类，一是由专业主管局（公司）制定的本行业、本系统的通用性归档范围，二是由企业自己制定的归档范围。 　　

1982年青岛市化工局制定本系统《科技档案的立卷归档实行办法》，规定本系统科技档案的归档范围分为综合、基建设计、产品工艺、设备仪器、科研、生产技术6大类，每类细分为小项目。其中，生产技术类包括：（一）生产工艺流程图、设备管道安装配置图；（二）各项规程制度；（三）生产准备；（四）生产过程；（五）生产管理。 　　

随着工业生产、科研、管理的发展，企业科技档案的归档范围不断扩大。青岛市纺织系统在恢复整顿科技档案工作中，建立了5大基础图的归档制度，成套保存全厂平面图、设备布置排列图、供水管道路线图、污水排放管线图、供电线路图，彻底改变了纺织老厂因多次改建扩建而造成的基础工程图物不符的现象。归档范围扩大到科技档案、市场调查、产品销售、材料供应、技术水平分析、用户要求等方面，建立“经营档案”和“市场信息档案”。把每种产品的市场调查、市场预测、商标名称、产品说明、原料检查、原料配方、工艺设计、工艺流程、质量检验、生产水平、产品用途、成本预算、出厂价格、用户意见以及有关生产技术总结和国内外同类先进产品对比材料等，列为产品档案的归档范围。 　　

制度管理　青岛市各企业主管部门注意加强科技档案的制度建设。青岛市纺织工业总公司自1981年以来，制定了7项科技档案工作制度，即《科技档案管理工作实施细则》、《科技档案分类规定》、《科技档案保密制度》、《科技档案借阅制度》、《科技档案室的基本任务》、《科技档案工作人员的基本职责》、《科技档案鉴定意见》。　　

在实行企业档案管理标准化、规范化方面，青岛市一些单位也进行了摸索和尝试。青岛市化学石油工业公司、市第一轻工业局在本系统统一了原始记录报表、台账、文字材料用纸、目录、卡片的格式与规格，对分类编号、组卷层次、底图规格、案卷装订、图纸折叠等方面也做了统一的规定。 　　

开发科技档案信息　青岛市企业积极开展科技档案信息开发和利用工作。1963年，市政工程管理局组织有20位工程技术人员和档案人员参加的普查组，在为时一年的实地测量、普查的基础上，分别编制了排水、道路、桥梁等档案图集，以图文结合的形式反映道路、排水系统的概况，方便了城市基建档案的管理和利用。1985年前后，企业档案部门利用档案编写科技档案参考资料，提供信息服务。青岛第三棉纺织厂编辑了《本厂技术经济指标汇编》、《本厂纺纱工艺主要参数汇编》、《本厂生产设备特征汇编》、《本厂织布工艺参数汇编》等科技档案材料汇编，为领导决策和生产科研提供了依据。市一轻局所属各单位编写了《科研成果汇编》、《新产品简介》和《科技工作大事记》。青岛化学石油工业公司将1979～1985年以来该公司所属企业获奖的名优产品，分门别类编辑成《优制产品汇编》，为企业科技管理和新产品开发提供了依据。青岛第九棉纺织厂先后编写了引进设备、纺纱设备、织布设备主要性能及工艺参数汇编、革新改造典型实例汇编、获奖成果汇编、科技档案利用30例等编研材料，与全国25个省市自治区92个市县的210个单位进行交流，扩大了科技档案信息共享的范围。同时又将获得的信息，及时通过厂办文摘、小报和目录介绍的形式予以反馈，促成科技信息向科技成果的转换。该厂根据生产一次边剪装置的情报，研制出了织机二次边剪，获得纺织部科技成果奖。

第二节 科研档案

青岛市科研档案工作始于50年代末。1961年，根据中共中央《自然科学研究机构当前工作的十四条意见》，中国科学院海洋研究所等5个较大规模的科研机构建立健全了科研档案工作制度和专题技术档案。　　

1980年以后，在清理积存科研档案的基础上，各科研单位普遍建立健全了管理机构，充实了档案干部，把科研档案工作列入了科研管理和科研工作程序，并规定科研项目结束后，科研档案要向档案部门归档，否则，不能进行鉴定，不能上报成果，不安排科研项目，从而解决了课题档案不易收集的矛盾。 　　

归档范围　青岛市各科研单位科技档案的归档范围是依据本单位科研活动的性质确定的。涉及学科众多，研究手段和途径差别大，研究工作中形成的具有保存价值的科技文件材料种类繁杂，归档范围也各具特色。 　　

中科院海洋研究所科技档案室编制的科技档案归档范围涉及20个学科，包括科研工作的各个阶段，纵向按自然科学研究5个自然阶段中形成的科技文件材料的先后顺序排列，即：科研准备阶段，研究实验阶段，总结、鉴定、验收阶段，成果奖励、申报阶段，推广应用阶段。其中第二阶段以分支学科排列。横向款目以研究课题的类型，即基础研究、应用研究和发展工作依次排列，其序列可以反映出从开题到取得成果（包括成果信息反馈）的全过程。同时反映出不同学科专业、不同类型的研究课题的归档范围，比较直观地展示了各类研究课题应归档的科技文件材料的归档范围。 　　

科研档案管理　青岛市各科研单位的科研档案一般按课题进行管理。每一课题在完成或告一段落后，由课题负责人、科研人员及时将课题形成的科研文件材料，根据归档范围进行归档，提出保管期限，注明密级，由所在室或有关领导作出鉴定意见，协助科技档案室验收归档。归档后的档案经过系统整理、立卷和编号登记即可上架。为提高档案利用效率，各单位建立了检索工具体系，建有档案总目录、分类目录、分类卡片目录和专题卡片目录多种检索工具。各单位还开展科研档案的编研工作。中科院海洋研究所档案部门与科研部门合作利用档案编辑出版了《苏北长江口海岸动力地貌调查研究报告》，《渤、黄、东海调查研究报告》等成果。 　　

海岸带调查和海岛调查科研档案　1979年国务院决定开展全国海岸带调查，在这次国家统一组织、各省市同时进行的综合调查中，驻青岛市的各海洋研究单位承担了山东海岸的海洋水文地貌、化学、生物环保调查任务。在历时6年的研究中积累了大量具有保存价值的科技文件材料。归档后形成了65卷科研档案，主要包括开展海岸带和滩涂调查的文件、规划、计划、有关规定、会议材料、工作总结，各承担任务单位的调查资料汇编、图集、专业报告、综合报告、区划、开发利用初步设想、调查成果的审定验收意见以及水文、气象、化学、地质、地貌、环保、潮间带、浅海生物、各个自然环境要素特征等方面的研究成果。为发展滩涂养殖和近海渔业生产提供了科学依据。　　

1990年5月开始的青岛市海岛调查是继全国海岸带调查之后的又一重大海洋科研工程，是全国海岛调查的组成部分。海岛调查形成了大量文件、图表和成果报告等档案材料。为了确保海岛调查档案的完整、安全和有效利用，成立了海岛调查档案组，对全市所辖范围的海岛调查档案工作实行统一领导，先后制定了《青岛市海岛调查档案管理实施细则》、《青岛市海岛调查文件材料归档范围》、《青岛市海岛调查档案（阶段）文件材料整理立卷要求》和《青岛市海岛调查档案审查验收实施办法》等规章制度，把档案整理、编目、归档、移交、验收工作列入海岛调查的总体方案。标书、合同等有关文件单独设项。明确规定承担调查任务的各单位要保证归档材料的完整、准确，派专人负责收集、保管、整理，严格按海岛调查档案工作规章制度执行，并建立档案保证金制度，对海岛调查全过程中的档案工作，实施有效监督。为了保证档案管理与海岛调查工作同步，档案组根据海岛调查的进程，实施阶段检查，把好调查基础材料的质量关，强化了归档材料的前期控制，促进了海岛调查档案工作的全面开展。 　　

农业科研档案　青岛市农业科研档案集中于青岛市农业科学研究所。该所自1985年以来逐步完善了农业科研档案管理制度。1962年由情报资料室兼管科技档案，集中管理以往分散在个人手中的科研材料，1963年实行按课题立卷的制度。到1985年，形成农业科研档案770卷，保存了一批具有较高价值的科技档案。该所从事苹果研究的技术人员，从1956年起开始对山东苹果砧木进行研究，持续24年，始终没有中断，积累、整理了完整的档案材料，其档案的完整性和系统性在国内也属少见。 　　

青岛市农业科学研究所科研档案的归档范围主要包括：（一）各项专题计划、总结；（二）各项成果的鉴定评审材料；（三）成果推广材料；（四）重要基本建设、精密仪器的图纸、说明书；（五）在生产中形成的有价值的技术材料；（六）编印出版的科技材料、成果汇编；（七）综合性的计划、总结、报告。档案的整理归档工作由课题承办人负责，以课题为单位，采取每年归档的办法，同一年中的材料必须保存在一个年度的档案中，越冬作物则以收获年为归档年度。

第三节 基建档案

青岛解放前，有关部门便注意收存城市基本建设档案。青岛解放后，基建档案工作逐步发展。1956年青岛市城市建设局开始整理基建档案，全面系统地绘制了市内道路和下水管道的现状图785张，保存了长达990公里道路和下水管道的档案，并整理保管了全市各项建筑工程档案l4636卷。1959年全国技术档案工作大连会议以后，青岛市加强了对基建档案的管理，市城建局统一管理这项工作，配备了专职人员，对分散在有关部门的城市建设、市政工程、城市规划、城市测量等方面的科技文件进行收集归档。1961年，市档案部门组织了基建档案管理试点工作组，确定在市城建局、港务局、邮电局、电业局进行试点，研究基建档案收集归档的方法。通过试点，在档案管理范围、健拿制度、绘制竣工图、补缺配套等关键问题上取得了经验，制定出全市基建档案管理办法。1962年7月3日，青岛市人民委员会公布了《青岛市关于加强管理城市基本建设档案的试行办法》。《办法》强调必须对基建档案实行集中统一管理，指定市城建局是基建档案集中统一管理机构，规定了基建档案的基本范围包括工业、交通运输、市政工程、民用建筑、城市规划等5个方面，并对基建档案管理、报送竣工图等做出规定。

1963年，市直57个单位整理保管6810项工程的档案58880卷，收集补缺218项工程的7544份图纸，测绘复制10项工程的696份图纸；健全了档案管理制度，基本上做到归档借阅有制度，整理有秩序，管理科学。同时在全市开展了“档案还家”活动，单位之间互相移交了不属于自己分管范围的基建档案。

“文化大革命”期间，基本建设的许多项目边设计边施工，没有严格按照规定保存档案，不搞竣工图，造成一些重要建设项目基建档案散失。

    1982年，青岛市人民政府公布《青岛市城市建设档案管理试行办法》，规定了基建档案管理工作的基本内容。青岛市城建档案归档范围为15大类：（一）城市基础资料：城市历史沿革、人口情况、城市经济、地名、地质、水文、气象、资源、统计资料等；（二）城市规划资料：城市现状、总体规划、长远规划、近期规划、详细规划、专业规划的图纸和文字说明等；（三）市政工程资料|城市道路、桥梁、涵洞、雨污排水设施、海岸构筑物、河道防洪堤坝等工程的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料；（四）房屋、地产资料：房屋管理（新建、拆迁、维修、房屋异动、重用划拨土地和地籍、建筑管理等方面的图纸和文字资料等；（五）公用事业工程资料：自来水水源工程、管线和送水、贮水构筑物、路灯照明、公共交通、煤气及供热等工程的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料等；（六）园林古建筑资料：城市绿化、公园、苗圃、古建筑、庙宇、楼阁、纪念建筑物等方面的现状图、竣工图、修缮记录和文字资料等；（七）交通运输资料：公路、铁路的线路资料，站场、桥梁和港口码头、机场等方面的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料等；（八）人防工程资料：重要的地下干道、地下工程和平战结合工程的规划、现状图、竣工图和文字资料等；（九）勘察测绘资料：各种比例的地形图（航测照片、测量结果、地质和水文地质钻探方面的图表和文字资料等；（十）环境保护资料：废气、废水、废渣污染普查和污染检测报告，治理规划，治理工程图和文字资料等；（十一）工业建筑资料：重要工厂和库栈的平面图，主要建筑工程的设计施工图、竣工图和文字资料等；（十二）民用建筑资料：科研及党政机构办公楼、礼堂、影剧院、体育场（馆）、图书馆、文化宫、少年宫、展览馆、医院、大学、宾馆、旅游建筑、商店等主要建筑和重要住宅的竣工图和文字资料等。（十三）电业、邮电设施资料：电力、电讯、广播和电视设施及地上地下电缆的现状图、设计施工图、竣工图和文字资料等；（十四）海区资料：海域概貌、海洋上程和海洋物理、化学、生物、资源、地质科学等方面的有关图纸和文字资料等；（十五）城建科研资料：城市建筑的专题资料、研究报告、论文和新技术、新工艺的图纸和文字资料等。

归档的图纸和文字资料，必须纸质优良、字迹清楚，进行系统地整理。各项基建工程按照要求绘制竣工图，整理有关竣工档案材料。其主要内容包括：施工记录及照片、设计变更通知单及验收签证、质量检查记录、事故处理报告、计算数据、竣工决算、图物相符的竣工图、施工技术总结等文件资料。

竣工图的绘制由施工单位负责。工程竣工后，施工单位整理好全套竣工技术档案，作为工程验收的依据，在验收工程的同时验收全部竣工档案。竣工档案不完整的，不得进行验收。