青岛市史志编纂委员会办公室在对各县（市、区）编志工作的指导和质量管理上，形成了“三稿”、“四审”、“二通览”、“四文件”和“三评稿”等一套制度。
所谓“三稿”，就是每部志书必须经过三个成稿过程：一是在资料长编基础上形成初稿；二是在初稿基础上，经过总纂合成和笔削加工形成送审稿；三是经评审会后，再经过深加工和精加工而形成审定稿。
所谓“四审”，是指在志稿形成过程中，必不可缺的四项审定工作：一是各县（市、区）史志编纂委员会的审定；二是青岛市史志办公室的预审；三是当地政府的审定认可；四是青岛市史志办公室的终审验收。
所谓“二通览”，是指志稿必须经过县（市、区）志的主编、副主编和青岛市史志办公室的主管处这二个方面的通览。
所谓“四文件”，是指每部县（市、区）志的全部编纂过程中，必须由青岛市史志办公室形成四个正式文件：一是关于志稿如何加工修改的意见，这是在志稿评审后，由青岛市史志办公室就如何对志稿进行深加工和精加工而下发的指导性的文件；二是关于志稿终审验收工作的安排意见，文件内容包括审定依据、质量要求、方法步骤和时间安排；三是终审报告，这是青岛市史志办公室送呈青岛市人民政府的正式文件，其内容是对某部县（市、区）志的全面评价和审定意见；四是批复出版文件。
所谓“三评稿”，是指每部县（市、区）志在成稿过程中，必须经过三次评审活动，一次是公开举行的志稿评审会，除此之外，还有两次不公开的而又是实质性的评审：一次在志稿评审会前，由青岛市史志办公室对拟提交的评审稿进行验收；另一次是在志稿评审会后，各县（市、区）志在形成审定稿前，由青岛市史志办公室通篇对志稿进行全面预审，形成送审稿。
附：有关规章制度
青岛市史志办公室关于县（市、区）志编纂工作的暂行规定（试行）
（1987年9月）
为了保证我市各县（市、区）志书的质量，现根据中国地方志第一次工作会议精神，特制定本规定如下：
一、指导思想
编纂社会主义新方志，必须以马列主义、毛泽东思想为指导，坚持党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策，坚持思想基本原则和改革、开放两个基本点，为社会主义“两个文明”建设服务。坚持马克思主义为指导，就是要用马克思主义的立场、观点、方法，依据党的路线、方针、政策，认真研究志书的体例、结构、篇目、内容，仔细审核和分析所掌握的材料，编写出能够真实地反映当地社会历史和现状的志书。
社会主义新方志，必须具有严格的科学性和鲜明的时代性，应成为严谨的、朴实的科学的资料汇集。应对所掌握的资料加以科学的处理和组织，应重点记述建国后三十多年的社会主义革命和社会主义建设方面的成就，特别是要着重记述党的十一届三中全会以来的伟大变革。
新方志应力求达到思想性、科学性、资料性的完善统一，成为观点正确、资料翔实、体例完备、特点突出、文字精练的一代方志。
二、总体设计
县（市、区）志由概述、大事记、各类专志、人物、附录几个部分组成，各类专志是志书的主体。
1．概述：为全志之纲，从宏观上综述本县（市、区）的历史与现状及发展前景。
2．大事记：采取编年体和记事本末体相结合的编写方法，选择本县（市、区）历史上的重大事件进行记述，要侧重建国后的大事、要事和新事。
3．各类专志：按照“事以类从，类为一志”的要求，结合本县（市、区）的具体情况设置。专志数量根据总体设计要求而定，称为志或篇皆可，次序的排列应体现出科学性和规律性。
4．人物：坚持生不立传的原则，应以本籍人物、正面人物和近现代人物为主。籍隶外地，但长期定居本地并有重要业绩者，也可在本地立传（包括外籍、外籍华裔和华侨为本地作出重要贡献者）。人物志设传、简介和表录几个部分。
5．附录：辑入重要的地方文献和修志始末。
各县（市、区）志的总体设计（包括凡例、篇目、书写规范等）应报市史志办公室。
三、体例要求
1．名称：各县（市、区）志均以行政区规划地名为据，如《崂山县志》、《即墨县志》、《胶州市志》、《胶南县志》、《莱西县志》、《黄岛区志》。
2．体裁：一般应有记、志、传、图、表、录等，可按志书内容和编辑要求分别运用。
3．断限：因各县（市、区）的情况不同，上限不作统一规定，下限一般应断于1985年底，即第六个五年计划完成之时。
4．篇目：全志篇目的设置，应从现代化社会分工和科学分类的实际出发，力求符合时代的特点、地方特点和专业特点，并做到归属得当，层次分明，符合志体。
5．文体：采用语体文、记叙体，力求做到详略得当，富有逻辑，文字通顺，简洁流畅。
6．篇幅：一百万字以内。
四、总纂合成
1．分志的验收审定
分志志稿完成后，主、承编单位应召开有领导干部、专业人员和编写人员参加的志稿评审会。要根据县志凡例的要求，着重就该分志的观点、事实和专业常识等方面，作出肯定性的评审后的志稿，由分志主编签发，作为送审稿报县（市、区）志办公室。
县（市、区）志办公室对分志送审稿的审核验收程序为：先由县（市、区）志办公室分管的编辑负责初审，提出具体的意见；再由县（市、区）志主编复审并签字验收，必要时亦可聘请兼职编辑代为复审。
2．县（市、区）志的总编纂程序
县（市、区）志的总纂工作大体可按一下四个程序进行：
（一）制定总纂大纲，大纲应包括指导思想、总体结构、质量要求、资料取舍、文字标准、篇幅字数、责任编辑及主编、主笔的职责范围等。
（二）梳理分志评审中发现的问题，并就其中关系志书质量的共性问题进行研讨。
（三）各分志责任编辑就上述统一规定、斟字酌句，认真修改。
（四）主编按照总纂大纲的要求，进行通览修改，使全志内容完整、格调统一。
五、志稿审定
1．初稿评议
总纂合成后的讨论稿，大致可以按三个层次进行评议。一是由县（市、区）志主编主持召开的专题评议会，邀请本县（市、区）各方面从事实际工作的人员参加，听取对志稿的意见。二是由县（市、区）委、县（市、区）府主持召开综合性志稿评审会，邀请本县（市、区）有关领导同志、在外地工作的本籍老同志、专家学者、上级志办的领导同志及各县（市、区）志办负责同志参加，对志稿进行全面、综合评议。三是由市史志办公室主持召开的同行评稿会，吸收本市各县（市、区）志办的有关同志参加，着重对志稿的观点、体例、归属、详略、重点、文字等方面，提出具体的评议和修改意见。
2．定稿审批
县（市、区）志志稿实行三审制。一审是县（市、区）志办公室对各分志初稿的审定验收；二是县（市、区）志编纂委员会对志稿的审定验收，验收后的志稿作为送审稿，报县（市、区）委、县（市、区）府审批；三审是市志编纂委员会对送审稿实行终审，并报市委、市府核准。
凡涉及党的方针政策和涉外保密等重大问题，必须报市委审查。
六、出版发行
1．县（市、区）志的出版发行工作，由各县（市、区）政府负责。
2．县（市、区）一律采用十六开本，横排印刷，精平装、印刷数量、发行范围（限内部发行）由各县（市、区）自定。
3．志书出版时，编纂人员的署名一律以县（市、区）委、县（市、区）志办正式批准和聘任的名单为准。排版的次序是：（一）编纂委员会成员名单（含历届编委会及顾问）；（二）主编、副主编、主笔、责任编辑名单；（三）各分志主编、编辑、审稿、撰稿和资料征集管理人员名单；（四）县（市、区）志办公室工作人员名单。上述人员除主任、副主任和主编、副主编外，皆按姓氏笔划为序排列。
4．县（市、区）志的出版，必须按照出版管理规定办理有关手续。
七、旧志整理
1．汇编旧志目录。在编纂新方志同时，可将本地或与本地有关的旧志（包括乡里志、卫所志、山川志），编制目录报市史志办公室。
2．点校名志。有条件的县（市、区）可选择本地优秀的旧志版本，进行点校出版。
3．影印、复印、抄录缺漏旧志。各县（市、区）应通过本届编志，将本地区的旧志予以收集。并通过胶卷影印、复印、抄录等方法补齐。
八、资料归类
1．志书出版后，应以县（市、区）志篇目为目录，将编志中所搜集的资料分装成册，存档。
2．各县（市、区）志办公室应作出计划，根据实际需要将县（市、区）志中录用的重要资料编辑出版，充分发挥资料的效用。
九、组织领导
1．各（市、区）的编志工作，必须在当地党委、政府的领导和主持下进行，必须有一名领导同志分管此项工作。
2．县（市、区）志的编纂工作，必须在县（市、区）政府的领导下成立县（市、区）志编纂委员会，负责制定规划、审定篇目和志稿及决定编纂工作中的重大问题。编委会应根据县（市、区）委、县（市、区）府领导同志职务变化情况，及时进行调整。
3．县（市、区）史志办公室市政府主持编志的业务部门，具体负责县（市、区）志的编纂工作，根据市委、市府青发［1985］14号文件的规定，各县（市、区）史志办公室一般应为县（市、区）正局级单位。
4．县（市、区）志的编纂工作，应设主编、副主编、责任编辑等业务职务。
5．史志办公室负责各县（市、区）志编纂工作的业务指导，负责传达贯彻上级政府有关编志工作方针、措施和各项规定，全面落实各县（市、区）的编纂任务。
青岛市史志办公室关于确保县（市、区）志出版质量的几点意见
（1990年5月15日）
目前我市县（市、区）志的编纂工作，已面临最后定稿和印刷出版阶段，各县（市、区）志办应把此项工作，视为确保第一代社会主义新方志质量的重要内容之一。在志书印刷出版工作中，必须严格执行山东省地方史志编纂委员会办公室制定的《关于新编市、地、县、区志出版的有关事宜，提出如下意见》。现根据我市实际情况，就出版的有关事宜，提出如下意见，供参考：
一、总的要求
县（市、区）志乃一方之全史，传世之著述，各县（市、区）志办应以此作为考虑志书印刷出版工作的根本出发点。志书印刷出版质量要求为：（一）美观大方，具有鲜明的时代气息；（二）版面清晰，利于检索和阅读；（三）坚固耐用，便于保存和久传；（四）降低成本。
二、参考性意见
（一）封面。封面字样及排列应按省志规定执行，但颜色必须明快、典雅、庄重，而且要与保护封及环衬色调配合协调。封皮的书名，最好不用题签。封面最好加压“瓦楞”暗纹，以保持其经久平整。
（二）装帧。考虑志书的装帧时，应将美观与耐用并重。志书部头大，使用久。查阅频繁，因此坚固耐用是必须认真考虑的问题。装帧中特别要注意书脊部位的处理。
（三）目录。志书的目录，层次多、标题短的特点比较明显。用分栏装排为宜，既节约版面，又便于检索。目录只排到节，目及子目不宜排入，篇、章、节不采用不同字号和字体，以增强清晰感和层次性。
（四）字号。志书正文排五号字为宜，与四号字相比，可以减少四分之一的页码。但凡例、序、跋、编后记等应排四号字。序、跋之署名，用个人签名制版较好。
（五）栏装格式。鉴于志书中表格较多，其正文应以通栏格式为宜，如采用分栏格式，则无法处理表格和插图。但某些章、节，如方言中的语汇、人物志中烈士名录等，可适当采用分栏格式。
（六）层次处理。志书的层次结构复杂，最多达六七个层次，因而在板式设计上，必须注意眉目清晰、层次分明、规范划一。篇的标题有两种设法，一种是设专页，另一种是排在每篇之首，我们认为大体编的志书，可设专页，多篇体的志书，篇数多而有的篇页数又较少，不宜设专页。篇、章、节的标题要居中，但字号与字体要有区别，以显示其层次性。目及目以下标题的处理，是比较复杂的事情，一种办法是序号，单列一行不居中，下面如有子目，可标黑体字。另一种办法是目不单列行，标题用黑体字，如有子目，可排序号，采用何种办法为宜，可根据志书的具体内容而定，如每节下设目较多，而目下的文字不多，就不宜采用第一种办法，以免使版面有松散之感。
（七）照片。志书是以文字记述为主，照片不宜过多。彩照涉及工本费，不宜过多，最多不得超过16个页码。正文中的黑白照片，最多不超过百幅，一般在七、八十幅为宜。照片的选取，要突出时代特点、地方特色、行业特点和专页要求，既要有写实性，又要有艺术性。
（八）地图。必需的不能缺少，但也不宜过多，更不宜在篇章中插入过多的地图。散见在各章节中的地图貌、水系图、交通图、种植区划图、名胜古迹图等，应尽量绘制示意图，制版印为书页。
（九）表格。统计表的标题一定要写全，表的各项要素要齐全，表的位置一定要坚持表随文出的原则。横栏栏目较多而已超过版面的表格，如果版面允许，可以采取更换表头的方法，将表格改变一下，尽量少在志书中印横页表格。
三、几个应注意的问题
（一）我市县（市、区）志的出版工作，原则上应交青岛出版社承担，但对其定点印刷厂，必须进行考察，主要看其制版、印刷和装帧水平，亦可向出版社提出由我们选择印刷单位。
（二）志稿交付出版社后，应加强与出版社的联系，及时了解对志稿的编辑付排情况，重要的问题及时进行磋商。县（市、区）志办必须参与志书的版式设计。上述问题，在与出版社签订合同时一并确定。
（三）志稿送印刷厂后，县（市、区）志办公室应派熟悉志稿的同志，自始至终靠在印刷厂，在排版、校对、印刷、装订全过程中，认真把好关。
（四）志书装订前，应对彩页质量、篇章顺序、页码编排等，再进行一次宏观通检，认为无重大问题后，方可进行装订。
（五）样书装出后，县（市、区）志办应就此书对装帧质量进行一次全面检查，发现问题，立即提出。
总之，从志稿送交出版社直到正式出书，是志书的最后“冲”刺阶段。工序复杂，头绪繁多，必须高度重视，精心安排，以确保志书的出版质量。