《青岛市志》的编纂工作始于1982年。该年2月20日，中共青岛市委、青岛市人民政府根据山东省“鲁政办发［1981］66号”文件精神，决定成立青岛市史志编纂委员会，下设办公室。同年2月27日召开青岛市史志编纂委员会会议，通过了《关于编纂〈青岛市志〉的工作方案》和《青岛市史志编纂委员会工作条例》。1982年5月，召开青岛市笫一次地方志工作会议。同年7月，中共青岛市委、青岛市人民政府批转了青岛市史志编纂委员会《关于当前工作情况和今后意见的报告》。自此，便启动了《青岛市志》的编纂工作，在18年的编纂过程中，大体可分为四个阶段。
　　酝酿准备  时间为1982～1985年底。编志初期的思想发动，卓有成效，承担《青岛市志》编纂任务的各单位，都把这项工作列人了本单位议事日程，确定分管领导，建立修志机构，配备相应人员，解决编志经费。作为修志的四项主要准备工作，在此阶段亦获得了较大进展：一是初步建立了88个主、承编单位的编志机构；二是形成千余人的修志队伍；三是各级志办搜集了1.2亿字的编志资料；四是市史志编纂委员会办公室制定了《青岛市志总体设计》（第三稿），共设置了43部分志，而大多数主、承编单位也据此列出各分志的细目。在取得上述工作成绩后，青岛市人民政府于1985年11月13日召开了青岛市第二次地方志工作会议，在总结前阶段工作经验的基础上，适时地将《青岛市志》转人了编写阶段。
　　统筹编写   时间为1986～1990年底。为搞好市志的编写，本阶段的初期，仍将《青岛市志》总体设计的修订和完善作为工作重点。经过六期研讨会，于1987年1月22日形成了《青岛市志总体设计》第四稿，共设58部分志、380篇、1250章。与此同时，还制订了《〈青岛市志〉凡例》、《〈青岛市志〉行文规定》和《（青岛市志〉编写分工表》等必要的修志文件。当时，在58部分志所涉及的主、承编单位中，已经试写的有10个单位，准备着手试写的有26个单位，处在资料阶段的有27个单位，还有不少单位尚未起步。在这58部分志中，由市史志编纂委员会办公室主编的有3部，由一个单位主、承编合一的有20部，由几个单位共同承编而由一、二个单位主编的有35部。《青岛市志》的编纂工作，就在这种繁杂和艰难的情况下，开始了全面启动。随着时光的推进，工作发展的不平衡、志稿质量参差不齐、修志局面的难以控制和管理工作上的鞭长莫及等等矛盾，接踵而来。导致《青岛市志》的总纂合成工作，久拖而难以实现。
　　改弦突破   时间为1991～1993年底。自1990年起，市史编纂委员会办公室就着手采取措施，努力扭转被动局面。自同年10月起，对《青岛市志》中基础较好的《青岛市志・交通志》、《青岛市志・海港志》和《青岛市志・邮电志》3部分志，进行重点指导，并积极探索早出成果的途径。1991年决定将原设计的上、下两卷的《青岛市志》，改为10卷本分卷出书。同年10月15日，市政府召开《青岛市志・第四卷》总纂工作座谈会，会后，又进一步将《青岛市志》的10个分卷调为16个分卷，1992年4月25日，由青岛市人民政府下达了新调整为16个卷本的《青岛市志总纂方案》。1992年6月12日召开全市史志工作会议，有针对性地提出分卷实施总纂的意见，并将《青岛市志・交通志》、《青岛市志・海港志》、《青岛市志・邮电志》、《青岛市志・教育志》、《青岛市志・卫生志》、《青岛市志・体育志》列为首批实施总纂的分志。1993年上半年，首先分卷总纂的6部分志编写完成并定稿。同年8月31日，山东省史志办公室对上述6部分志的送审稿作了审查验收批复。历经3年的探索，终于使《青岛市志》的编纂工作走出了困境。
　　总纂出版 时间为1994～2000年。为了进一步加快《青岛市志》总纂的进度平衡和便于总纂工作的组织协调及出版周期的有效接轨，1994年4月，青岛市史志办公室又将原定的《青岛市志》按16卷分卷出书的方案，改为按独立分志分卷出版发行。同年5月经青岛市人民政府批准后，首批《青岛市志》的5部分志，于1994年8月按单行本正式出版。嗣后，为适应分卷出书的要求，青岛市史志办公室调整了机构，充实了人员，加大了措施，通过上下通力合作和精心组织实施，使《青岛市志》的编纂出版工作，步入了坦途。1995年出版了6部分志，1996年出版了10部分志，1997年出版了10部分志，1998年出版了9部分志，1999年出版了11部分志，2000年出版了9部分志，2001年出版了4部分志，2002年出版了2部分志，首届《青岛市志》的编纂出版工作基本结束。
　　为适应整部志书的需要，在《青岛市志》已有规模的基础上，又新增了一部《青岛世纪图志》、一部反映修志历史的《青岛市志・方志志》和《青岛市志・总目录》，使首届修志分志数量达到69部。另外，以已出版的《青岛市志》各分志为基本依据，用条目体的形式缩写市志，启动了《青岛地方志简本丛书》的编纂工作。